Jak zrobić pierwszy krok w kierunku biura bez papieru?

Czy też masz wrażenie, że w firmie papiery gromadzą się szybciej, niż jesteś w stanie je sortować? Faktury w segregatorach, umowy w szufladach, listy przewozowe na stole i ważne dokumenty, których nikt nie może znaleźć właśnie w chwili, gdy ich potrzebujesz? Właśnie dlatego coraz więcej firm przechodzi na biuro bez papieru. Digitalizacja dokumentów dziś nie jest skomplikowana ani droga i potrafi zaoszczędzić zaskakująco dużo czasu oraz miejsca.

Czego dziś nie musisz już załatwiać na papierze?

Wiele firm wyobraża sobie pod pojęciem biura bez papieru jedynie skanowanie faktur. W rzeczywistości można zdigitalizować znacznie więcej procesów, niż mogłoby się na pierwszy rzut oka wydawać.

• Faktury i umowy – archiwum elektroniczne jest bardziej przejrzyste niż pełne segregatory
• Dokumenty dostawy i zamówienia – łatwe przechowywanie i szybkie wyszukiwanie
• Protokoły przekazania – podpis bezpośrednio na tablecie lub telefonie
• Instrukcje i procedury wewnętrzne – zamiast drukowanych teczek wystarczy kod QR
• Ewidencja majątku – komputery, drukarki lub narzędzia można oznaczyć etykietą
• Archiwizacja dokumentów – mniej papieru i więcej miejsca w biurze

Biuro bez papieru zaczyna się od dokumentów

Pierwszym krokiem jest przekształcenie papierowych dokumentów w formę elektroniczną.

Faktury, umowy, zamówienia, oferty lub kadrowa dokumentacja mogą zostać w ciągu kilku sekund zeskanowane za pomocą skanera dokumentowego i bezpiecznie zapisane na komputerze lub w firmowym systemie.

Dzięki digitalizacji dokumentów odpada żmudne przeszukiwanie archiwów, a potrzebne informacje są dostępne praktycznie natychmiast. Nowoczesne skanery dokumentów dodatkowo umożliwiają dwustronne skanowanie, automatyczne podawanie dokumentów oraz szybką archiwizację większej ilości papierów.

Jeden kod QR może zastąpić cały segregator

Brzmi to przesadnie? W rzeczywistości wystarczy nakleić kod QR na segregator, pudełko lub regał, a po jego zeskanowaniu pracownik uzyska bezpośredni dostęp do dokumentów zapisanych w systemie.

• instrukcje do urządzeń
• dokumentacja serwisowa
• karty gwarancyjne
• instrukcje bezpieczeństwa
• dokumentacja fotograficzna
• wewnętrzne dokumenty firmowe

Zamiast szukać papierów, wystarczy wyciągnąć telefon i w ciągu kilku sekund masz wszystko pod ręką. Właśnie podobne proste rozwiązania często przynoszą największą oszczędność czasu.

Porządek, który oszczędza czas

Biuro bez papieru to nie tylko skanowanie. Ważna jest również organizacja dokumentów, folderów, archiwów i przestrzeni magazynowych.

Dlatego wiele firm korzysta z drukarek etykiet, które umożliwiają szybkie i profesjonalne oznakowanie:

• segregatorów i pudeł archiwizacyjnych
• regałów i miejsc składowania
• majątku firmowego
• sprzętu i akcesoriów
• szuflad i przestrzeni do przechowywania

Prosta etykieta często oszczędza więcej czasu, niż większość ludzi sobie uświadamia.

Gdy potrzebujesz znaleźć dokument w ciągu kilku sekund

W firmach coraz częściej wykorzystuje się kody QR oraz kody kreskowe. Dokumenty, majątek lub zapasy magazynowe można łatwo ewidencjonować, a następnie odnaleźć w ciągu kilku

 chwil. W połączeniu z czytnikami kodów kreskowych otrzymasz szybki i efektywny system ewidencji bez żmudnego przepisywania danych.

To rozwiązanie znajduje zastosowanie nie tylko w magazynach i logistyce, ale także w biurach, działach księgowości, archiwach lub firmach produkcyjnych.

Mała zmiana, duża różnica

Przejście na biuro bez papieru nie musi nastąpić w ciągu jednego dnia.

Wiele firm zaczyna stopniowo:

• digitalizacją nowych dokumentów
• wprowadzeniem archiwizacji elektronicznej
• oznaczeniem dokumentów i majątku etykietami
• wykorzystywaniem kodów QR i kodów kreskowych
• ograniczeniem zbędnego drukowania

Jeśli chcesz zyskać większą kontrolę nad dokumentami, stanem magazynowym i administracją firmową, mogą Ci pomóc także etykiety samoprzylepne, które znajdą zastosowanie niemal w każdym biurze i magazynie.

Biuro bez papieru to nie tylko nowoczesny trend. To praktyczny sposób, aby uprościć codzienną pracę, przyspieszyć wyszukiwanie dokumentów i pozbyć się zbędnego papierowego chaosu. Im wcześniej zaczniesz, tym szybciej poczujesz różnicę.

Bára z CDRmarket