10 wskazówek, jak obniżyć koszty druku i zużycie papieru w szkołach

W obecnych czasach z ekonomicznego punktu widzenia wszystkie szkoły starają się znaleźć sposoby na oszczędzanie, nie narażając standardów edukacyjnych. Zasoby materiałowe są naturalnie pierwszym miejscem, w którym szuka się możliwości oszczędzania pieniędzy. Jedna szkoła zużywa rocznie nawet 1 milion arkuszy papieru (nie uwzględniając kserowania). Jak temu zapobiec?Przedstawimy Ci 10 sposobów, jak rozwiązać ten problem!




1) Wybieraj ekonomiczną drukarkę

Łatwo jest wybierać drukarki na podstawie twierdzeń producentów dotyczących szybkości i jakości, ale jeśli chcesz obniżyć koszty, musisz wziąć pod uwagę także inne funkcje. Najpierw musisz sprawdzić, jak droga jest wymiana wkładów atramentowych i czy dostępne są wersje o wysokiej pojemności. Standardowe kasety mogą kosztować mniej, jeśli chodzi o koszty początkowe. Ale wkłady o wysokiej pojemności pozwalają wydrukować więcej stron, a dla szkół, w których codziennie wymagane będą duże ilości wydruków, wkłady o dużej pojemności mogą być nawet o około 30% tańsze. Czy musi być kolorowa, czy wystarczy drukarka czarno-biała? Są one nie tylko tańsze w zakupie, ale także pozwolą zaoszczędzić pieniądze, jeśli chodzi o wymianę wkładów atramentowych. Poza tym, jak energooszczędna jest drukarka? Drukarka o niższym zużyciu energii pozwoli Twojej szkole zaoszczędzić pieniądze na rachunkach za prąd. 

Dalsze porady dotyczące wyboru odpowiedniej drukarki do Twoich potrzeb związanych z drukowaniem znajdziesz w naszym artykule - Jak najlepiej wybrać drukarkę do domu i biura?

2) Porównaj jakość papieru z jakością dokumentu

Mocne, wysokiej jakości papiery do drukarek atramentowych i laserowych są świetne, gdy chcesz zrobić wrażenie, ale ich codzienne używanie nie jest opłacalne. Papier jest dostępny w różnych gramaturach, zwykle od 60 g/m2 do 160 g/m2. Chociaż papier o gramaturze 60 g/m2 nie zapewni rezultatów o takiej samej czystości jak papiery wyższej klasy, jest całkowicie wystarczający do większości codziennego drukowania w szkołach, a jego zakup jest znacznie tańszy. Z punktu widzenia badań bardziej opłaca się przejście na papier 60 g/m2 zamiast 100 g/m2 do codziennego użytku, co może zaoszczędzić 47% kosztów papieru. 

3) Ustawienia dostępu do drukowania

Konfiguracja poszczególnych profili użytkowników na szkolnym komputerze to świetny pomysł, jeśli chcesz zaoszczędzić pieniądze. Ponieważ każdy nauczyciel i uczeń będą musieli zalogować się osobno, administratorzy będą mogli zidentyfikować głównych winowajców, którzy drukują zbyt szybko! Obecnie wiele programów do zarządzania, z których korzystają szkoły, umożliwia również ograniczenie ilości, jaką może wydrukować pojedyncza osoba lub grupa. Zwiększenie świadomości, że nieograniczone zasoby do drukowania nie są dostępne, ograniczy marnotrawstwo, ponieważ wszyscy użytkownicy będą przed drukowaniem dokładnie sprawdzać swoje dokumenty pod kątem błędów. Nauczyciele mogą również monitorować aktywność drukowania uczniów, zezwalając lub blokując dostęp do drukarki dla określonych klas lub poszczególnych osób.

4) Zawsze najpierw sprawdź podgląd wydruku

Podgląd wydruku to skuteczne i często niewykorzystywane narzędzie do oszczędzania pieniędzy. Pokazuje dokładnie, jak będzie wyglądał dokument po wydrukowaniu, co ułatwia wybór tylko tych części, które trzeba wydrukować, a nie całego dokumentu, jeśli naprawdę nie jest to konieczne. Jeśli na przykład drukujesz materiał źródłowy bezpośrednio ze strony internetowej, pozwoli ci to sprawdzić, czy będziesz drukować puste strony, na końcu których znajdzie się jedynie adres strony internetowej! Umożliwia również określenie, czy naprawdę potrzebujesz koloru w wersji drukowanej, czy wystarczy czarno-biała.

5) Rozważenie cyfrowego wydruku próbnego

Dzięki dzisiejszemu postępowi w technologii cyfrowej zużycie papieru nie jest już takie, jak było w przeszłości. Zachęcanie uczniów do przejścia na media cyfrowe może znacząco zmniejszyć zużycie papieru i koszty druku. Do sposobów osiągnięcia tego należą:

• Umożliw studentom wysyłanie swoich wiadomości i zadań e-mailem, zamiast oddawać je na papierze. Nauczyciele mogą następnie ocenić je online i odesłać z powrotem e-mailem, całkowicie eliminując potrzebę drukowania
• Nowe technologie, takie jak przechowywanie w chmurze, mogą być świetnym rozwiązaniem, zwłaszcza w przypadku projektów grupowych, ponieważ umożliwiają przechowywanie i udostępnianie dokumentów online między wieloma użytkownikami. Wszyscy użytkownicy z uprawnieniami mogą następnie edytować dokumenty na swoich komputerach bez konieczności używania papieru

6) Drukuj dwustronnie

Prawie wszystkie dzisiejsze drukarki mają ustawienie dupleksu, które umożliwia drukowanie po obu stronach papieru. Chociaż nie będzie to odpowiednie dla wszystkich dokumentów, takich jak listy, do codziennego drukowania w klasie jest to prosty i skuteczny sposób na oszczędzanie pieniędzy, ponieważ jeśli zostanie zastosowane do większości dokumentów, może obniżyć koszty papieru o prawie 50%. Ustawienie wszystkich drukarek na druk dwustronny jako ustawienie domyślne jest łatwe, nie zajmie dużo czasu i może zaoszczędzić Twojej szkole mnóstwo pieniędzy. Warto również oszczędzać papier, który wcześniej został zadrukowany z jednej strony i nie jest już potrzebny, ponieważ odwrotną stronę można wykorzystać jako papier do pisania listów.

7) Drukuj wiele stron na jednym arkuszu

Większość pakietów oprogramowania, w tym Microsoft Word i Adobe Acrobat, ma ustawienie, które umożliwia umieszczenie dwóch, a nawet czterech stron tekstu na jednym arkuszu papieru. Aktywacja tego ustawienia może podwoić oszczędność druku lub nawet bardziej, przy czym tekst nadal będzie czytelny. Jeśli na zajęciach używasz wielu slajdów z programu PowerPoint i drukujesz je jako materiały dla uczniów, wybierz opcję — chcę drukować jako materiały informacyjne zamiast slajdów. Spowoduje to automatyczne wydrukowanie sześciu slajdów na stronie zamiast jednego. Ta prosta zmiana w połączeniu z drukiem dwustronnym może prowadzić do oszczędności zużycia papieru nawet do 92%.

8) Zmniejsz rozmiar czcionki

Zmniejszenie rozmiaru czcionki używanej w dokumentach to bardzo prosty sposób na oszczędzanie szkolnych pieniędzy, ponieważ naturalnie im mniejsza czcionka, tym mniej papieru i tuszu zużywa. Przejście z dwunastopunktowego pisma na dziesięciopunktowe spowoduje zaskakującą różnicę, a jednocześnie nadal będzie ono całkowicie czytelne. Warto również rozważyć, jakiej czcionki używasz jako domyślnej. Niektóre czcionki ze względu na swoją grubość zużywają więcej tuszu i papieru niż inne. Najbardziej ekonomiczną czcionką jest Times New Roman, która średnio pozwala uzyskać o 44% więcej wydruków z wkładu atramentowego niż Verdana. Century Gothic również wypadł dobrze, zużywa mniej atramentu niż Times New Roman, ale jego szerokie litery oznaczają, że zużywa więcej papieru, więc ogólnie Times New Roman był najlepszym wyborem.


9) Druk w trybie roboczym

Ustawienie drukarki na tryb roboczy jako domyślne ustawienie znacznie zmniejszy zużycie tuszu, bez wyraźnego pogorszenia wyglądu podstawowych dokumentów. Automatycznie obniża rozdzielczość, z jaką drukuje dokumenty, do 300 dpi, co jest całkowicie wystarczające do codziennego drukowania w klasie. Nazwa różni się w zależności od producenta – może nazywać się „Oszczędzanie tonera” lub „Oszczędzanie”, ale zwykle znajdziesz ją na karcie „Papier/Jakość” w sekcji „Właściwości” w ustawieniach drukarki. Dodatkową zaletą drukowania roboczego jest to, że może ono również zwiększyć prędkość druku!


10) Drukuj w czerni i bieli

Czy naprawdę potrzebujesz wydrukować swój dokument w kolorze, czy wystarczy ci wersja czarno-biała? Druk kolorowy może kosztować nawet 10 razy więcej niż czarno-biały, ponieważ kolorowe wkłady są droższe niż czarne. Aby zaoszczędzić maksymalną ilość pieniędzy, warto ustawić drukarkę tak, aby drukowała wszystko w czerni i bieli.


Denisa z CDRmarket.