10 wskazówek, jak obniżyć koszty druku i zużycie papieru w szkołach

W obecnej sytuacji ekonomicznej wszystkie szkoły starają się znaleźć sposoby na oszczędzanie pieniędzy bez naruszania standardów edukacyjnych. Zasoby materialne są naturalnie pierwszym miejscem, w którym szuka się sposobów na oszczędzanie. Na jedną szkołę zużywa się do 1 mln kartek papieru rocznie (nie licząc ksero). Jak tego uniknąć? Oto 10 sposobów na rozwiązanie tego problemu!



1) Wybierz ekonomiczną drukarkę

Łatwo jest wybrać drukarki na podstawie zapewnień producentów o szybkości i jakości, ale jeśli chcesz obniżyć koszty, musisz wziąć pod uwagę inne cechy. Najpierw trzeba zbadać, jak kosztowna jest wymiana wkładów atramentowych i czy dostępne są wersje o dużej pojemności. Standardowe wkłady mogą kosztować mniej, jeśli chodzi o koszt początkowy. Jednak wkłady o dużej pojemności pozwolą na wydrukowanie większej ilości stron, a w przypadku szkół, w których codziennie będzie trzeba dużo drukować, wkłady o dużej pojemności mogą być tańsze o około 30%. Czy musi być kolorowa, czy wystarczy drukarka czarno-biała? Są one nie tylko tańsze w zakupie, ale także pozwolą Ci zaoszczędzić pieniądze, jeśli chodzi o wymianę wkładów atramentowych. Ponadto, jak bardzo energooszczędna jest drukarka? Drukarka o niższym zużyciu energii pozwoli Twojej szkole zaoszczędzić na rachunkach za prąd.

Aby uzyskać więcej porad dotyczących wyboru odpowiedniej drukarki dla swoich potrzeb w zakresie drukowania, sprawdź nasz artykuł  - Jak najlepiej wybrać drukarkę do domu i biura?

 

2) Porównaj jakość papieru z jakością dokumentu

Grube, wysokiej jakości papiery do drukarek atramentowych i laserowych są świetne, gdy trzeba zrobić wrażenie, ale używanie ich na co dzień jest nieopłacalne. Papier jest dostępny w różnych gramaturach, zazwyczaj od 60 g/m² do 160 g/m². Papier o gramaturze 60 g/m² nie daje tak czystych rezultatów jak papiery o wyższej gramaturze, ale jest całkowicie wystarczający do większości codziennych wydruków w szkołach i jest znacznie tańszy w zakupie. Z badawczego punktu widzenia warto przejść na 60 g/m2 zamiast 100 g/m2 do codziennego użytku, co może zaoszczędzić 47% na kosztach papieru.

 

3) Ustawienia dostępu do drukowania 

Ustawienie indywidualnych profili użytkowników na szkolnym komputerze to świetny pomysł, jeśli chcesz zaoszczędzić pieniądze. Ponieważ każdy nauczyciel i uczeń będzie musiał zalogować się indywidualnie, administratorzy będą mogli zidentyfikować głównych winowajców, którzy drukują zbyt szybko! Obecnie wiele programów do zarządzania, z których korzystają szkoły, pozwala również ograniczyć ilość, jaką może wydrukować dana osoba lub grupa. Podniesienie świadomości, że nieograniczone zasoby druku nie są dostępne, zmniejszy ilość odpadów, ponieważ wszyscy użytkownicy będą dokładnie sprawdzać swoje dokumenty pod kątem błędów przed ich wydrukowaniem. Nauczyciele mogą również monitorować aktywność drukowania uczniów, zezwalając lub zabraniając dostępu do drukarki określonym klasom lub osobom.

 

4) Zawsze najpierw sprawdź podgląd wydruku

Podgląd wydruku to skuteczne i często niewykorzystywane narzędzie do oszczędzania. Pokazuje on dokładnie, jak będzie wyglądał dokument po wydrukowaniu, co ułatwia wybranie tylko tych części, które trzeba wydrukować, a nie całego dokumentu, jeśli nie jest on akurat potrzebny. Na przykład, jeśli drukujesz materiały źródłowe bezpośrednio ze strony internetowej, pozwala sprawdzić, czy będziesz drukować puste strony z samym adresem internetowym na końcu! Pozwala to również określić, czy naprawdę potrzebujesz koloru w wersji drukowanej, czy też wystarczy Ci czerń i biel.

 

5) Uwzględnienie preprintu cyfrowego

Przy dzisiejszym postępie technologii cyfrowych zużycie papieru nie jest tak duże jak w przeszłości. Prowadzenie studentów do przejścia na media cyfrowe może znacznie zmniejszyć zużycie papieru i koszty druku. Do sposobów realizacji tego celu należą:

• Pozwól uczniom wysyłać swoje raporty i zadania pocztą elektroniczną, zamiast składać je w formie papierowej. Nauczyciele mogą zaznaczać je online i odsyłać e-mailem, co całkowicie eliminuje potrzebę ich drukowania.
• Nowe technologie, takie jak przechowywanie w chmurze, mogą być świetnym rozwiązaniem, zwłaszcza w przypadku projektów grupowych, ponieważ umożliwiają przechowywanie i udostępnianie dokumentów wielu użytkownikom online. Wszyscy uprawnieni użytkownicy mogą edytować dokumenty na swoich komputerach bez potrzeby korzystania z papieru.

 

6) Drukuj po obu stronach

Prawie wszystkie dzisiejsze drukarki posiadają ustawienie Duplex, które pozwala na drukowanie po obu stronach papieru. Chociaż nie będzie to odpowiednie rozwiązanie dla wszystkich dokumentów, takich jak listy, do codziennego drukowania w klasie jest to prosty i skuteczny sposób na zaoszczędzenie pieniędzy, ponieważ może zmniejszyć koszty papieru o prawie 50%, jeśli jest używany do większości dokumentów. Ustawienie wszystkich drukarek na Duplex jako ustawienie domyślne jest proste i nie zajmie dużo czasu, a może zaoszczędzić Twojej szkole sporo pieniędzy. Warto też oszczędzać papier, który wcześniej był zadrukowany jednostronnie i nie jest już potrzebny, gdyż rewers można wykorzystać jako papier listowy.

 

7) Drukowanie wielu stron na jednym arkuszu

Większość pakietów oprogramowania, w tym Microsoft Word i Adobe Acrobat, posiada ustawienie, które pozwala na umieszczenie dwóch, a nawet czterech stron tekstu na jednym arkuszu papieru. Włączenie tego ustawienia może podwoić oszczędności w zakresie drukowania lub więcej, przy jednoczesnym zachowaniu czytelności tekstu. Jeśli w swojej klasie używasz wielu slajdów programu PowerPoint i drukujesz je jako konspekty dla uczniów, wybierz opcję - Chcę drukować jako konspekty zamiast slajdów. Spowoduje to automatyczne wydrukowanie sześciu slajdów na stronie zamiast jednego. Ta prosta zmiana, w połączeniu z drukowaniem dwustronnym, może przynieść nawet 92% oszczędności w zużyciu papieru.

 

8) Zmniejsz rozmiar czcionki 

Zmniejszenie rozmiaru czcionki, której używasz do dokumentów, to bardzo prosty sposób na zaoszczędzenie pieniędzy w szkole, ponieważ naturalnie im mniejsza czcionka, tym mniej papieru i tuszu zużywa. Przejście z dwunastopunktowej czcionki na dziesięciopunktową zrobi zaskakującą różnicę, a jednocześnie będzie doskonale czytelne. Warto też zastanowić się, jakiej czcionki używasz jako domyślnej. Niektóre czcionki ze względu na swoją grubość zużywają więcej tuszu i papieru niż inne. Najbardziej ekonomiczną czcionką jest Times New Roman, która średnio daje 44% więcej wydruków na jeden wkład atramentowy niż Verdana. Century Gothic również wypadł dobrze, zużywając mniej tuszu niż Times New Roman, ale jego szerokie litery oznaczają, że zużywa więcej papieru, więc ogólnie Times New Roman był najlepszym wyborem.

 

9) Drukowanie w trybie koncepcyjnym

Ustawienie drukarek na koncepcję jako ustawienie domyślne znacznie zmniejszy zużycie atramentu bez znacznego obniżenia wyglądu dokumentów bazowych. Automatycznie zmniejsza rozdzielczość, w jakiej drukuje dokumenty do 300 dpi, co doskonale sprawdza się w codziennym drukowaniu w klasie. Nazwa różni się w zależności od producenta - może być nazywana "Toner Saver" lub "Saver", ale zazwyczaj można ją znaleźć na karcie "Paper/Quality" w zakładce "Properties" w ustawieniach drukarki. Kolejną zaletą druku koncepcyjnego jest to, że może on również zwiększyć prędkość drukowania!

 

10) Drukuj w czerni i bieli

Czy naprawdę potrzebujesz, aby Twój dokument był wydrukowany w kolorze, czy wystarczy czarno-biały? Druk kolorowy może kosztować nawet 10 razy więcej niż czarno-biały, ponieważ kolorowe wkłady są droższe niż czarne. Aby zaoszczędzić maksymalną ilość pieniędzy, warto ustawić drukarkę tak, aby drukowała wszystko w czerni i bieli.