Kiedy niszczarka jest potrzebna w biurze?

Komfortowa komunikacja z ludźmi na całym świecie oraz ogromna baza dostępnych danych to tylko drobny fragment barwnej mozaiki zalet współczesności. Istnieją jednak także pewne negatywy. Cyfrowa era sprzyja wyrafinowanym atakom na karty płatnicze, bankowość internetową lub bazy danych zawierające wrażliwe informacje. Na szczęście wspomniane zagrożenia bezpieczeństwa można stosunkowo łatwo wyeliminować, a w dużej mierze o bezpieczeństwie swoich danych możesz zdecydować także Ty sam.

Duże firmy, ale także średnie, a nawet małe firmy rodzinne, nie zapominają inwestować w bezpieczeństwo firmowych laptopów i komputerów stacjonarnych. Może nas jednak cieszyć fakt, że firmy zaczynają poświęcać podobną uwagę także bezpieczeństwu drukarek, które w przeszłości były chronione jedynie w minimalnym stopniu. Drukarki dlatego również stawały się częstym celem cyberataków.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, znane pod skrótem GDPR (General Data Protection Regulation), zwiększyło wymagania dotyczące ochrony wrażliwych informacji. Dlatego ochrona poufnych informacji przechowywanych w komputerach lub drukarkach stała się dla firm jeszcze wyższym priorytetem. Ochrona danych nie byłaby jednak całkowicie kompletna, gdybyście nie poświęcali takiej samej uwagi informacjom znajdującym się na papierze. A takich jest w każdej firmie, pomimo silnej cyfryzacji, z pewnością więcej niż dość.

Rozwiązanie oferuje niszczarka

Każda firma pracuje z poufnymi informacjami, które zdecydowanie nie powinny trafić w niepowołane ręce ani do konkurencji.Możemy wymienić księgowość, kopie umów handlowych, oferty cenowe, umowy o pracę oraz wiele innych danych osobowych lub handlowych dotyczących Państwa, Państwa klientów, partnerów handlowych lub pracowników.

Byłoby przy tym bardzo naiwne myśleć, że takie poufne informacje nie wymagają odpowiedniego traktowania. Oczywiście, że wymagają, i to od początku ich archiwizacji aż do samego końca. Jeśli więc pewnego dnia zdecydujesz się je zniszczyć, zdecydowanie nie jest dobrym pomysłem rozdarcie ich na kilka kawałków i wyrzucenie do śmieci. Idealnym rozwiązaniem jest niszczarka, która tnie papier na setki drobnych kawałków. Możesz być pewien, że nikt nie będzie już w stanie ich złożyć do kupy, więc wyciek poufnych informacji nie wchodzi w grę.

Niszczyć można nie tylko papier  

Niszczarki, podobnie jak wiele innych urządzeń techniki biurowej, cechują się wszechstronnością, która oferuje szerokie możliwości. W praktyce możesz na przykład zdecydować się na drukarki atramentowe lub laserowe, a w przypadku niszczarki wcale nie musisz ograniczać się wyłącznie do niszczenia pojedynczych arkuszy papieru. Nowoczesne niszczarki potrafią bowiem znacznie więcej. Dzięki niektórym modelom bez trudu poradzisz sobie z niszczeniem płyt CD, kart kredytowych, a nawet dyskietek. Problemem dla niszczarki nie będą również dokumenty biurowe spięte zszywaczem lub spinaczem.

Z punktu widzenia klienta wybór niszczarki do biura może być w dużym stopniu uzależniony od poziomu ochrony, jaki to urządzenie jest w stanie zapewnić. Oznacza to, że niszczarkę należy wybierać w zależności od tego, na jak małe części potrafi podczas niszczenia pociąć dokumenty zawierające poufne informacje. Inny stopień tajności będą logicznie wymagać dokumenty wojskowe lub rządowe, a inny firmowe. Aby lepiej zorientować się w tym temacie, przedstawimy Państwu krótki przegląd klauzul tajności.

O przydatności niszczarki może decydować norma

Ogólnie rzecz biorąc, utylizacja nośników danych, w tym papieru, jest regulowana normą DIN 66399. W normie DIN 66399 zdefiniowano 7 poziomów tajności dla różnych klasyfikacji materiału (P-1 do P-7). W ramach stopni tajności rozróżnia się następnie, jak już wskazaliśmy, w zależności od wielkości cząstek oraz możliwości odtworzenia zniszczonego materiału. Według stopnia utajnienia, resp. na podstawie wielkości cząstek dowiesz się więc, jaka niszczarka będzie odpowiednia do Twoich potrzeb. Na koniec dodajmy już tylko, że im wyższy stopień tajności, tym wyższy poziom bezpieczeństwa i mniejszy rozmiar zniszczonych cząstek papieru.

Poziom ochrony P-1

Zalecany do zwykłych dokumentów bez danych wrażliwych. Rekonstrukcja zniszczonych danych jest możliwa nawet bez specjalistycznej wiedzy, ale jest czasochłonna. Powierzchnia cząstek rozdrobnionego papieru może wynosić maks. 2 000 mm² lub szerokość pasków może mieć maks. 12 mm. Długość pasków jest nieograniczona.

Poziom ochrony P-2

Odpowiedni do podstawowych dokumentów z niektórymi mniej chronionymi danymi (np. adres). Rekonstrukcja zniszczonych danych jest możliwa wyłącznie przy użyciu środków pomocniczych, nadal jednak jest czasochłonna. Powierzchnia cząstek rozdrobnionego papieru może wynosić maks. 800 mm² lub szerokość pasków może mieć maks. 6 mm, długość pasków jest nieograniczona.

Poziom ochrony P-3

Idealny do dokumentów wewnętrznych zawierających bardziej wrażliwe informacje. Odtworzenie danych wymagałoby dużo wysiłku i środków finansowych. Powierzchnia cząstek rozdrobnionego papieru może wynosić maks. 320 mm² lub szerokość pasków może mieć maks. 2 mm. Długość pasków jest nieograniczona.

Stopień ochrony P-4

Przeznaczony do poufnych dokumentów (np. wyciągi bankowe). Odtworzenie zniszczonych danych wymagałoby użycia urządzeń, którymi mogą dysponować specjalne służby. Powierzchnia cząstek rozdrobnionego papieru może wynosić maks. 160 mm² lub szerokość pasków może mieć maks. 6 mm.

Stopień ochrony P-5

Odpowiedni do poufnych i strategicznych dokumentów.

Rekonstrukcja zniszczonych danych jest bardzo mało prawdopodobna. Powierzchnia cząstek rozdrobnionego papieru może wynosić maks. 30 mm² lub szerokość pasków może mieć maks. 2 mm.

Poziom bezpieczeństwa P-6

Stosowany do dokumentów niejawnych o wysokim poziomie ochrony (odpowiedni dla służb bezpieczeństwa, dokumentów prawnych i firmowych o najwyższym priorytecie).

Odtworzenie zniszczonych danych jest wykluczone. Powierzchnia cząstek rozdrobnionego papieru może wynosić maks. 10 mm², a szerokość pasków może mieć maks. 1 mm.

Stopień ochrony P-7

Najwyższy standard utajnienia odpowiedni dla dokumentów zawierających ściśle tajne informacje.

Rekonstrukcja zniszczonych dokumentów nie wchodzi w grę. Powierzchnia cząstek rozdrobnionego papieru może wynosić maks. 5 mm², a szerokość pasków może mieć maks. 1 mm.