8 wskazówek, jak w firmie zaoszczędzić pieniądze na drukowaniu

Zdecydowana większość firm stara się skutecznie obniżyć koszty drukowania. Oszczędności te często nie odpowiadają jednak wysiłkowi i pomimo porównywalnych warunków firmy osiągają diametralnie różne wyniki. Jaki błąd popełniają niektóre firmy, a jak zaoszczędzić na drukowaniu w firmie?

Firmy zdają sobie sprawę, że tonery, kartridże atramentowe, papier biurowy, energia na obsługę sprzętu, obsługa drukarek, archiwizacja lub odwrotnie likwidacja papieru kosztuje dużo pieniędzy, które można by było zainwestować znacznie bardziej sensownie. Nic więc dziwnego, że firmy starają się oszczędzać, podejmując różne działania, w tym motywując swoich pracowników. Jak się jednak okazało, dobre słowo i różne ulotki motywacyjne nie miały praktycznie żadnego pozytywnego wpływu na obniżenie kosztów drukowania.

Nieco większe sukcesy odniosły firmy, które nie polegały wyłącznie na swoich pracownikach i do walki z dokumentami papierowymi wdrożyli oprogramowanie "biuro bez papieru", które zastąpiło dokumentację papierową, umożliwiając pracownikom na dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Co zaskakujące, biura bez papieru nie są też gwarancją sukcesu, ponieważ najwięcej pieniędzy zaoszczędziły firmy, które postępowały radykalnie i podjęły szereg innych kroków. Wybraliśmy te najbardziej skuteczne, które można zastosować w każdej firmie.

1. Małe i nieefektywne drukarki warto wymienić na jedną centralną

Receptą na obniżenie kosztów drukowania może być zastąpienie starszych, drogich drukarek bardziej nowoczesnymi, oszczędnymi drukarkami. Większa ilość drukarek oznacza więcej materiałów eksploatacyjnych, dlatego idealne jest posiadać jedną drukarkę centralną i drukować przez sieć komputerową. Ponadto, jeśli umieścisz drukarkę w biurze odpowiedzialnego za nią pracownika, zaoszczędzisz pieniądze.

2. Monitoruj wprowadzane zadania drukowania

Nowoczesne drukarki potrafią zwiększyć oszczędności, monitorując, co drukują poszczególni użytkownicy lub działy, a w razie potrzeby mogą zezwolić tylko na zatwierdzony typ drukowania. Oprócz tego warto powiadomić pracowników o tym, że planujecie przeprowadzać takie monitorowanie w regularnych odstępach czasu, a możemy się założyć, że koszty drukowania zostaną zmniejszone nawet o kilkadziesiąt procent.

3. Eliminacja błędów, błędy mogą kosztować firmę znacznie więcej, niż sądzimy

Mylić się jest rzeczą ludzką i nikt z nas nie jest doskonały, ale na błędy warto spojrzeć także z drugiej strony, ze strony finansowej. Jeśli np. chcecie wydrukować tylko jedną stronę z 15-stronicowego dokumentu, ale pomylicie się i wydrukujecie całego dokumentu, niepotrzebnie wydrukowano 14 stronic. W większych firmach takie błędy mogą sięgać tysięcy stron, co oczywiście zwiększa zużycie papieru biurowego i tonera.  

4. Oprócz błędów nie warto zapominać o zapominaniu

Kiedy wspominaliśmy o ludzkich błędach, zdaliśmy sobie sprawę, że należałoby również wspomnieć o zapominaniu. W wyniku stresu i ciężkiej pracy pracownicy mogą zapomnieć, że dokumenty zostały już wydrukowane. Rozwiązaniem może być wysłanie zadań drukowania na serwer, gdzie czekają w kolejce i tylko wtedy, gdy pracownicy przyjdą do drukarki i potwierdzą wydruk, naciskając przycisk, zadanie zostanie wydrukowane.

5. Czcionki i marginesy są pozornie pomijalnymi szczegółami, ale są skuteczne

Do prostych, ale sprawdzonych metod redukcji kosztów drukowania należy zmniejszenie rozmiaru czcionki. Jeśli ustawienia czcionek idą w parze z ustawieniami marginesów, możecie spodziewać się całkiem interesujących oszczędności finansowych. Omówmy też rodzaj pisma.

6. Rodzaj pisma też jest ważny

Może będziecie zaskoczeni, ale dwa zwykłe kliknięcia myszą wystarczą, aby zaoszczędzić toner lub atrament. Do najbardziej ekonomicznych czcionek zaliczamy Century Gothic, Calibri lub Garamond, te najgorsze to Arial lub Tahoma, które najbardziej wyczerpują atramentu.

7. Oszczędzajcie papier biurowy

Jeśli zastanawiacie się, jak zaoszczędzić na drukowaniu w firmie, powinniście skupić uwagę na gramaturze papieru. Do normalnych zadań drukowania należy używać klasycznego papieru biurowego o mniejszej gramaturze, a na specjalne okazje (drukowanie materiałów reprezentatywnych itd.) sięgnijcie po droższy papier o wyższej gramaturze.

8. Drukowanie dwustronne to oczywistość

Na liście wskazówek nie może zabraknąć druku dwustronnego, dzięki któremu, zgodnie z doświadczeniem renomowanych firm, można uzyskać do 40% oszczędności kosztów papieru. Warto również rozważyć drukowanie czarno-białe lub drukowanie o niższej jakości w celu zaoszczędzenia pieniędzy.